○小豆島中央病院企業団文書管理規程

平成27年4月1日

企業管理規程第2号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 文書の記号及び文書番号(第3条・第4条)

第3章 公印の押印等(第5条・第6条)

第4章 文書の収受及び交付(第7条―第10条)

第5章 文書の処理(第11条―第14条)

第6章 施行(第15条―第19条)

第7章 完結文書の保存及び廃棄(第20条―第24条)

第8章 補則(第25条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の処理、決裁及び保存等その管理に関する基本的事項を定め、事務の適正、迅速かつ円滑な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条 文書は正確、迅速に取扱い、常に整理し、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。

第2章 文書の記号及び文書番号

(文書の文書記号及び番号)

第3条 文書には、文書記号及び文書番号を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届出書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 軽易な文書(挨拶状、案内状等)

(3) 部外者からの文書及び部内者に対する文書

(4) 請求書

(5) 電報

(6) 文書記号及び文書番号を付けることを要しないように様式が定められている文書

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号を付ける必要がないと認められる文書

2 前項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順に従い、年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その年においては同一文書番号を用い、照会報告等を発するたびに「の2」「の3」等の順位を付けるものとする。

(条例等の記号及び番号)

第4条 条例、規則及び企業管理規程等には、その種類ごとに番号を付けるものとする。

2 前項の番号は、当該条例、規則及び企業管理規程等の公布の順に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。

第3章 公印の押印等

(公印の押印等)

第5条 事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(1) 部内者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡

(4) 祝辞、弔辞その他これらに類する文書

(5) 部外からの調査等に対する返信文書

2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等でその交付等の日時、場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、事務局長の承認を経て、事前に押印することができる。

3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。

(公印の使用)

第6条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、事務局長の審査を受けなければならない。ただし、軽易な文書で事務局長が決裁文書の必要がないと認めるものについては、この限りでない。

第4章 文書の収受及び交付

(収受)

第7条 企業団に到着した文書は、事務局において収受するものとする。

(開封及び受付)

第8条 文書を収受したときは、直ちに開封し、文書受付簿に件名等必要事項を記載し、当該文書の余白に受付印を押して受付年月日及び受付番号を記入しなければならない。ただし、挨拶状、案内状、パンフレット等簡易な文書については、件名等の記載及び受付番号の記入を省略することができる。

(特殊文書の取扱い)

第9条 親展文書及び書留郵便物は、開封しないで特殊郵便物受付簿に必要事項を記載し、受領印を徴して名あて人に交付するものとし、電報もこの例による。

(郵便料金の未払と不足)

第10条 郵便料金の未払又は不足の文書は、官公署から発送されたもの及び事務局長が必要と認めたものに限り、その未払又は不足料金を支払い、これを収受することができる。

第5章 文書の処理

(文書の供覧)

第11条 交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に決裁欄を付し上司から供覧するものとする。

(起案文書の作成)

第12条 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。

(2) 起案文書の文字は、明瞭かつ丁寧に書かなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第13条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書きするものとする。

3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載するものとし、この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載するものとする。

(合議)

第14条 起案文書は、その内容によっては、決裁に先立って関係町の幹部に合議しなければならない。ただし、決裁後に当該文書の写しを送付する等の方法をもって足りる場合は、この限りでない。

2 合議を受けた事案について、異なる意見があるとき又は修正の必要があるときは、企業団と関係町が協議しなければならない。

第6章 施行

(施行の日)

第15条 起案文書の施行の日は、決裁を得た日とする。ただし、特別の理由があるときは、口頭による承認を得て施行することができる。

(文書記号及び文書番号)

第16条 決裁を得た文書で発送を要するものについては、文書収受発送簿に件名等必要事項を記載し、当該文書の所定欄に施行年月日、文書記号及び文書番号を記入しなければならない。

2 文書記号は、「小病企」とする。

3 文書番号は、毎年4月1日に更新するものとする。

(浄書及び校合)

第17条 文書の浄書及び校合は、事務局において行うものとする。

2 決裁文書の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

3 決裁文書を浄書したときは、校合し、浄書及び校合者は当該決裁文書の所定欄に認印を押印しなければならない。

(発送)

第18条 文書の発送は、事務局において行うものとする。

(完結)

第19条 文書は、当該案件の処理をもって完結とする。

第7章 完結文書の保存及び廃棄

(分類及び編集)

第20条 完結した文書は、事項別及び保存期間別に分類し、次に掲げる手順により簿冊に編集して保存しなければならない。

(1) 簿冊は、原則として暦年別又は会計年度別とする。

(2) 簿冊は、文書の完結順に編集する。

(3) 簿冊ごとに編集目録を付し、背表紙を貼り付ける。

(保存年限及び保存文書分類)

第21条 文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年とし、その分類は、次のとおりとする。

(1) 第1種(永久保存)

 条例、規則、企業管理規程その他例規となるもの

 告示、訓令、通達に関するもの

 上申、建議、伺等将来の証明のために必要なもの

 争訟、意義の申立てに関するもの

 重要な契約書、設計書、図面等

 各種原簿、台帳類で重要なもの

 その他将来証拠となるもの

 歳入歳出の予算書及び決算書

 企業団議会関係書類

 企業団監査委員関係書類

(2) 第2種(10年保存)

 会計決算簿及び証拠書類

 第1種以外の文書でやや重要と認めるもの

 各種資料で後年の参考、参照に必要なもの

(3) 第3種(5年保存)

 文書整理簿

 諸報告書、資料等で調査又は使用済のもの

 第1種、第2種以外のもので後年の参考、参照に供するもの

(4) 第4種(1年保存)

 一時限りの処理に要する願、伺、届、上申、請書、往復文書等

 その他5年保存の必要のないもの

2 保存期間は、次に掲げる日から起算する。

(1) 暦年別編集文書 文書完結の日の属する年の翌年 1月1日

(2) 会計年度別編集文書 文書完結の日の属する年度の翌年度の4月1日

3 第1項に規定する保存文書分類に定めのない文書の保存年限は、当該文書の種類、内容等を考慮して事務局長が定めるものとする。

(保存)

第22条 文書は、整理して検索を容易にし、また、湿気、虫害等のおそれのない安全な場所に保存し、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。

(文書の廃棄)

第23条 保存年限を経過した文書は、適正に廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第24条 前条の規定により文書を廃棄する場合に当該文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

第8章 補則

(疑義の決定)

第25条 この規程の運用に関して疑義があるときは、事務局長が決定する。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行前に作成された帳票等で、この規程の施行の際現に在庫しているものについては、この規程により作成されたものとみなし、当分の間、これを使用することができる。

(小豆医療組合文書管理規程の廃止)

3 小豆医療組合文書管理規程(平成24年小豆医療組合訓令第2号)は、廃止する。

小豆島中央病院企業団文書管理規程

平成27年4月1日 企業管理規程第2号

(平成27年4月1日施行)