(目的)

第1条　この規程は、文書の処理、決裁及び保存等その管理に関する基本的事項を定め、事務の適正、迅速かつ円滑な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条　文書は正確、迅速に取扱い、常に整理し、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。

(文書の文書記号及び番号)

第3条　文書には、文書記号及び文書番号を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第4条　条例、規則及び企業管理規程等には、その種類ごとに番号を付けるものとする。

(公印の押印等)

第5条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第6条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、事務部長の審査を受けなければならない。ただし、軽易な文書で事務部長が決裁文書の必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(収受)

第7条　企業団に到着した文書は、事務部において収受するものとする。

(開封及び受付)

第8条　文書を収受したときは、直ちに開封し、文書受付簿に件名等必要事項を記載し、当該文書の余白に受付印を押して受付年月日及び受付番号を記入しなければならない。ただし、挨拶状、案内状、パンフレット等簡易な文書については、件名等の記載及び受付番号の記入を省略することができる。

(特殊文書の取扱い)

第9条　親展文書及び書留郵便物は、開封しないで特殊郵便物受付簿に必要事項を記載し、受領印を徴して名あて人に交付するものとし、電報もこの例による。

(郵便料金の未払と不足)

第10条　郵便料金の未払又は不足の文書は、官公署から発送されたもの及び事務部長が必要と認めたものに限り、その未払又は不足料金を支払い、これを収受することができる。

(文書の供覧)

第11条　交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に決裁欄を付し上司から供覧するものとする。

(起案文書の作成)

第12条　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第13条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第14条　起案文書は、その内容によっては、決裁に先立って関係町の幹部に合議しなければならない。ただし、決裁後に当該文書の写しを送付する等の方法をもって足りる場合は、この限りでない。

(施行の日)

第15条　起案文書の施行の日は、決裁を得た日とする。ただし、特別の理由があるときは、口頭による承認を得て施行することができる。

(文書記号及び文書番号)

第16条　決裁を得た文書で発送を要するものについては、文書収受発送簿に件名等必要事項を記載し、当該文書の所定欄に施行年月日、文書記号及び文書番号を記入しなければならない。

(浄書及び校合)

第17条　文書の浄書及び校合は、事務部において行うものとする。

(発送)

第18条　文書の発送は、事務部において行うものとする。

(完結)

第19条　文書は、当該案件の処理をもって完結とする。

(分類及び編集)

第20条　完結した文書は、事項別及び保存期間別に分類し、次に掲げる手順により簿冊に編集して保存しなければならない。

(保存年限及び保存文書分類)

第21条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年とし、その分類は、次のとおりとする。

(保存)

第22条　文書は、整理して検索を容易にし、また、湿気、虫害等のおそれのない安全な場所に保存し、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。

(文書の廃棄)

第23条　保存年限を経過した文書は、適正に廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第24条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(疑義の決定)

第25条　この規程の運用に関して疑義があるときは、事務部長が決定する。